Case Study / Recruiting
Eine deutschlandweit aufgestellte Klinikgruppe nutzte bereits Online-Formulare für Bewerbungen. Die eigentliche Reibung entstand erst danach: Alle Bewerbungen liefen in einem gemeinsamen Postfach auf, mussten manuell sortiert werden und liessen sich kaum verlässlich auswerten.
Alle Projekte
Branche
Healthcare / Recruiting
Ausgangslage
Gemeinsames Mailpostfach statt zentralem Bewerbermanagement
Lösung
Individuelles Backend mit Automatisierung und Controlling
Stack
Laravel, Livewire, daisyUI
Ziel war kein kompletter Neustart, sondern eine Software, die sich in die bestehende Infrastruktur integriert. Die Karriere-Websites und Bewerbungsformulare sollten erhalten bleiben, während im Hintergrund eine zentrale Bewerbermanagement-Lösung entsteht.
Zusätzlich sollte das System Daten für Recruiting-Controlling nutzbar machen und Datenschutzanforderungen wie Löschfristen automatisiert abbilden.
Im Zentrum stand die automatische Uebernahme strukturierter Bewerbungen aus dem bestehenden Mailpostfach. Weil die E-Mails bereits ein einheitliches Format hatten, konnten die relevanten Informationen zuverlässig extrahiert und in ein eigenes Backend überführt werden.
Die neue Anwendung wurde direkt an das vorhandene Mailpostfach angebunden. Eingehende Bewerbungen werden parallel ausgelesen, relevante Daten extrahiert und in ein zentrales Backend übernommen, ohne die bestehende Website-Architektur zu ersetzen.
Im Backend entstand eine strukturierte Bewerberverwaltung mit Abteilungslogik, Benutzerzuordnung, Statusverwaltung sowie flexiblen E-Mail-Vorlagen für Eingangsbestätigungen, Einladungen und Absagen.
Ein wichtiges Upgrade war die echte Eingangsbestätigung per E-Mail. Bewerber erhalten nun verlässlich eine Rückmeldung, dass ihre Bewerbung angekommen ist, statt nur eine Meldung auf der Website zu sehen.
Die Lösung wurde nicht auf eine einzige Bewerbungsquelle beschränkt. Neben den Formularen der Karriere-Websites konnten auch Indeed-Bewerbungen in das gleiche System integriert werden.
Damit entstand eine Plattform, die sich perspektivisch um weitere strukturierte Kontaktquellen, Kampagnen-Tracking oder erweiterte Workflows ausbauen lässt.
Die grösste Herausforderung lag in der Integration in eine gewachsene Systemlandschaft. Ein kompletter Neubau aller Websites wäre möglich gewesen, hätte aber unnötig viel Aufwand verursacht.
Zusatzlich mussten technische Rahmenbedingungen in der Kundensystemlandschaft berücksichtigt werden, insbesondere rund um Serverumgebung und Weiterentwicklung.
Aus einem unübersichtlichen E-Mail-Prozess wurde eine zentrale Recruiting-Software mit klaren Zuständigkeiten, besserer Candidate Experience und belastbaren Kennzahlen.